日本衛生学会 The Japanese Society for Hygiene

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個人情報に関する取扱い規定

第1条(目的)
本規程は本学会が会の運営のために収集した会員の個人情報の取扱について規定する。
第2条(取扱い規程制定理由)
本規程は平成17年4月1日より施行された「個人情報の保護に関する法律(以下個人情報保護法)」第4章第1節(第15条から第36条)に対応して制定されるものであり、同法および関連する諸規範を遵守するものである。
第3条 (個人情報の範囲)
日本衛生学会は会員または本学会の活動に参画する及び参画しようとする非会員から、特定の個人が識別できる情報を必要な範囲で収集する。その範囲とは、会員の氏名、所属、生年月日、連絡先{(自宅住所、自宅電話番号、自宅ファックス番号、自宅電子メールアドレス)、(所属先住所、所属先電話番号、所属先ファックス番号、所属先電子メールアドレス)}、研究領域、会費の入金状況、その他学会賞、奨励賞、理事の選挙等に必要な情報を指す。
第4条(収集目的、及び収集対象)
日本衛生学会は、学術研究の用に供する会務の遂行および本学会の事業目的に沿った活動を行うため、会員あるいは本学会の活動に参画する非会員から、前条に定めるように特定の個人が識別できる情報を必要な範囲で収集する。情報収集の際は、その目的を明示するとともに、情報の提供は提供者の意思に基づいて行われることを原則とする。
第5条(開示するときの理由)
本会会員の個人情報は、本学会の運営のため、および本学会の目的の達成のため、並びに会員相互の研究上の連絡に必要な場合に必要な会員に開示する。開示をうけた会員は前記した目的以外の目的のために個人情報を使用してはならない。
第6条(開示の範囲)
本学会、理事長並びに理事は本学会の収集したすべての個人情報を本規程第2条のもとに知ることができる。それ以外の会員は、会員の氏名、所属先、連絡先{(自宅住所、自宅電話番号、自宅ファックス番号、自宅電子メールアドレス)、(所属先住所、所属先電話番号、所属先ファックス番号、所属先電子メールアドレス)}、および研究領域を、提供者の同意を原則として、個人情報保護法および関連する諸規範のもとに知ることができる。
第7条(第三者譲渡の原則禁止)
第5条に基づき開示を受けた個人情報は原則として会員外への開示および譲渡を禁ずる。但し、本学会の運営のため及び本学会の目的達成のために理事会において承認された場合はこの限りではない。役員の職にあったもので職を退いた後は在職期間中に知り得た個人情報は適切な方法により破棄しなければならない。
第8条(明示的開示)
役職者の氏名、役職、所属先、所属先住所は、学会誌上、および本学会ホームページ上に開示される。また学会誌への投稿掲載者の氏名、所属先、所属先住所、電子メールアドレスは学会誌上およびオンラインジャーナル上に開示される。
第9条(名簿の取り扱い)
本学会会員の個人情報を羅列した名簿は、本学会の活動、役員の選挙、および研究上の連絡のために作成するのであって、氏名、所属先、連絡先{(自宅住所、自宅電話番号、自宅ファックス番号、自宅電子メールアドレス)、(所属先住所、所属先電話番号、所属先ファックス番号、所属先電子メールアドレス)}、研究領域を、提供者の同意のもとに、掲載する。会員は名簿を第三者に譲渡してはならず、紛失等に充分注意しなければならない。会員名簿は本学会の運営及び研究上の連絡のためにのみ使用することができる。
第10条(個人情報文書の保存)
本学会会員の個人情報を記載した文書の保存期間は、別に「文書管理台帳」に定める。退会会員の個人情報は基本電子データから削除しない。ただし、文書の管理上、退会者を現会員から判別することが困難な場合は「文書管理台帳」に記載された期間、保持することができる。
第11条(例外)
本規程の定めに関わらず、公共の利益のため、会員および第三者の生命の保護のため、および法令等にもとづき第三者に会員の個人情報を開示することがある。
第12条(改訂)
本規程は理事長の発議に基づき理事会の審議と決定をもって改訂することができる。ただし法令に反する規程を制定することはできない。